Web会議とは

Web会議とは

Web会議とは、インターネット上で映像や音声などをやり取りする会議

Web会議利用の例: PCから接続したWeb会議の画面をテレビモニターに出力し、数名で会議参加しています

Web会議とは、インターネット回線^※ を通じて映像や音声、ファイルのやり取りなどを行う、遠隔会議の方法のひとつです。

テレビ会議 (ビデオ会議) に似ていますが、主に以下のような違いがあります。

• テレビ会議は「テレビ会議システム」と呼ばれる専用の装置を使用し、主に専用回線から接続するもの
• Web会議はパソコンや、iPad、Android端末などのタブレットPC、スマートフォンといった、インターネット接続機能を持つ通信機器からブラウザやアプリを通じて行う

といったところで、両者は区別されます。

ただし、現状ではWeb会議とテレビ会議を合わせた映像会議全般を「テレビ会議」と呼んだり、テレビ会議システムの通信にインターネット回線を使用する場合もあり、メーカーやベンダーによって定義や呼び方に混乱があります。

両者の違いについて詳しくは、後述のWeb会議? テレビ会議? ビデオ会議? をお読みください。

テレビ会議より少ない予算ではじめられ、資料共有に優れるWeb会議

Web会議は、HD画質が主流となりつつあるテレビ会議に比べ、映像面では劣ります。

しかし、設備導入に数十万〜数百万円の初期投資が掛かるテレビ会議に比べ、Web会議は数万円〜数十万と比較少ない予算で機材が揃います。また、会議に必須の資料配布の面では、PC内の画像や資料、文書などを簡単に共有できるファイル共有機能が使え、利便性ではテレビ会議に勝ります。

詳しくは、以下のWeb会議の実状とWeb会議のメリット・デメリットをお読みください。

※ 厳密には社内LANに代表される、イントラネット、VPNなども含めたIPネットワーク全般

テレビ会議からWeb会議へ

PCにヘッドセットやマイクスピーカーをつなぐだけで、手軽に映像コミュニケーションができます

Web会議はその手軽さで、ここ数年で急速に普及してきた遠隔コミュニケーションです。

従来は、映像と音声を共有する遠隔コミュニケーションはテレビ会議 (ビデオ会議) が担ってきた分野ですが、テレビ会議は専用端末を使うため会議室などでの据え置き型の使用が主でした。

Web会議は、より身近で、
ビジネスに密着した映像コミュニケーション

しかし、Web会議の場合は、PCさえあればいつでもどこでも会議ができますので、ちょっとした打合せスペースや自席などで手軽にはじめられます。

さらに、ビデオ会議 (テレビ会議) があまり得意でない資料共有に大きな特長を持つWeb会議は、ファイルやアプリケーションを共有することが自由自在に行えます。ビジネスには欠かせない、PDF文書やExcelファイルなどを、出力や印刷なしに手元のPCからそのまま共有・配布できます。

端末の汎用性が、開かれたコミュニケーションを創る

近年ではPCのみならず、iPadやAndroid端末などのタブレットPC、スマートフォンなど、モバイル端末に対応した商用Web会議サービスも普及し、「いつでもどこでも」というWeb会議のメリットはより大きくなりました。

外出先や出張先、在宅勤務の社員との打ち合わせや、他の企業や組織、顧客との商談など、テレビ会議システムの設置が難しい、外部との映像コミュニケーションはWeb会議の独擅場です。その他にも、教育分野や講演 (セミナー) 、現場と工場のモニタリングなどでも広く実績があります。

Web会議のメリット・デメリット

「ASP/SaaS」型と「サーバーインストール (SI) 」型につきましては、以下のWeb会議サービスとはをご覧ください。

Web会議サービスとは

Web会議には、ブラウザやアプリケーションを通してWeb会議への接続を行う、「Web会議サービス」と呼ばれる専用サービスの利用登録が必要です。

Web会議サービスには「ASP/SaaS」型と「サーバーインストール (SI)」 型の2種類があります。

「ASP/SaaS」型Web会議サービス

インターネットに接続した端末から、Web会議サービス提供会社のサーバーを経由してWeb会議を行います。月額料金で利用でき、契約形態には主に「ルーム型」と「ID型」があります。

「ルーム型」はサーバー上のバーチャルな会議室単位で課金をします。「ID型」は利用するユーザーID数に応じて課金されます。複数人が同時に参加する会議が多い場合には「ルーム型」にメリットがあり、個人ごとに柔軟に会議が開催できるのが「ID型」です。

「サーバーインストール (SI) 」型Web会議サービス

企業内IPネットワーク (VPNやLANでつながっている企業内ネットワーク) にサーバーを導入する形態で、長期間利用や利用頻度が高い場合に有効です。また、企業ネットワーク内のセキュア (セキュリティが施されていてより安全) な環境でWeb会議を実現できる点にもニーズがあります。

Web会議サービス選びのポイント

数多くあるWeb会議サービスや提供会社を選ぶ際の基準をご紹介いたします。

• 「ASP/SaaS」型か、「サーバーインストール (SI) 」型か？
• インターフェースの使いやすさ
• 資料共有の自由度
• 映像の解像度をネットワーク帯域に応じて変更できる仕組み
• ネットワーク管理者をサポートする機能
• 契約形態 (ID型、ルーム型)
• 最大同時接続数
• ビデオ会議 (テレビ会議) とのハイブリッド運用の可否
• スマートフォン、タブレット端末の対応の可否
• 電話会議とのハイブリット運用の可否
• 記録/再生機能

Web会議で必要な機器について

Web会議ではPCに接続する機器の構成によって、少人数〜大人数までフレキシブルなシステム設計が可能です。

ここでは、人数に応じた必要機器と概算の費用を整理いたします。

関連ページ: Web会議用マイクスピーカーのじょうずな選び方

Web会議? テレビ会議? ビデオ会議?

Web会議、テレビ会議、ビデオ会議という言葉は、メーカーやサービス提供ベンダー、ユーザーが混同しながら使っているような状況で、分かりにくさの要因となっています。

ここで、用語についての現状と当サイトでの表記について整理したいと思います。

「Web会議」という用語について

通常、Web会議という用語は、PCやインターネット接続できるモバイル端末を利用して音声と映像、資料を共有する遠隔コミュニケーションを指します。

近年では、スマートフォンなどのモバイルに特化したWeb会議サービスも急速に普及してきていますが、ビジネス・業務用途では、仕事用のPCをそのまま使え、資料共有が楽にできるという点から、PC主体での運用が主流です。

「テレビ会議 (ビデオ会議)」という用語について

通常、テレビ会議 (ビデオ会議) という用語は、専用端末を利用して音声と映像、資料を共有する遠隔コミュニケーションを指します。

ただし、注意したいのが、前述のPC主体でのWeb会議を、テレビ会議 (ビデオ会議) と呼んでいるベンダーやメーカーがあることです。これは、Web会議が、PC版のテレビ会議というイメージがあるためです。

ですので、「テレビ会議」という用語を見つけた時は、専用端末型の狭義のテレビ会議なのか、PC主体のWeb会議なのかをしっかり把握する必要があります。

電話会議ドットコムでの用語の使い方について

電話会議ドットコムでは下記の内容で用語の使い方を統一しています。

• Web会議: 主にPCを端末とする遠隔コミュニケーション。ASP/SaaS型、サーバーインストール (IS) 型の両者を含みます。
  
• テレビ会議 (ビデオ会議): 専用端末を利用する遠隔コミュニケーション。